Büro · Projektcontrolling und Ressourcen
Projektcontrolling und Ressourcenim Vergleich für Planungsbüros.
Software für Projektcontrolling und Ressourcen verbindet Stundencontrolling, Ressourcen- und Kapazitätsplanung und den Soll-Ist-Vergleich je Projekt in einem System. Für Architektur- und Ingenieurbüros sind KOBOLD CONTROL, untermStrich, Vertec und A-Plan verbreitet, dazu die integrierten Bürolösungen Projekt Pro und Projektron BCS. Der wichtigste Unterschied für die Auswahl ist, ob das System lokal auf dem eigenen Server oder in der Cloud läuft und wie tief es HOAI-Honorar, Zeiterfassung und Buchhaltung anbindet.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Überblick
Was diese Kategorie im Planungsbüro leistet.
In dieser Kategorie geht es um zwei Fragen, die eng zusammenhängen. Erstens: Wie viel Zeit kostet ein Projekt wirklich, verglichen mit dem Honorar. Zweitens: Wer im Büro hat in den nächsten Wochen freie Kapazität und wer ist überlastet. Beides beantworten Projektcontrolling- und Ressourcenwerkzeuge, indem sie erfasste Stunden je Mitarbeiter und Projekt sammeln und daraus Auswertungen und Planungen ableiten.
Für Büros, die stark für öffentliche Auftraggeber arbeiten, ist das doppelt wichtig. Angebote nach HOAI und Verhandlungsverfahren binden Zeit, die selten sauber erfasst wird. Ein Stundencontrolling zeigt, ob sich diese Akquise rechnet und welche Leistungsphasen die Kalkulation sprengen. Die Ressourcenplanung wiederum hilft bei der Frage, ob ein neuer Auftrag personell überhaupt darstellbar ist.
Die Produkte unterscheiden sich weniger im Ziel als im Zuschnitt. Manche sind reine Bürolösungen für Architektur- und Ingenieurbüros mit tiefer HOAI-Logik. Andere sind breitere ERP- oder CRM-Systeme für projektorientierte Dienstleister. Und einige sind schlanke, branchenübergreifende Planungswerkzeuge, die Sie neben Ihrer bestehenden Software betreiben. Die Tabelle ordnet die verbreiteten Vertreter nach diesen Merkmalen.
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02 Vergleich
Produkte im direkten Vergleich.
| Produkt | Hersteller | Zielgruppe | Kernfunktionen | Schnittstellen und Formate | Hosting | Stärke je Einsatzfall |
|---|---|---|---|---|---|---|
| KOBOLD CONTROL | KOBOLD Management Systeme GmbH (everii Group), Wuppertal | Architektur- und Ingenieurbüros | Controlling mit über 100 Reports, Budgetüberwachung, Ressourcen- und Kapazitätsplanung, digitale Zeiterfassung, HOAI- und AHO-Honorarabrechnung, Angebote und Rechnungen | Buchhaltungsexport (z. B. DATEV), ortsunabhängige Zeiterfassung | Lokal und Cloud | Büros, die Controlling und HOAI-Honorar eng verzahnen wollen |
| untermStrich | untermStrich software GmbH (everii Group) | Mittlere bis größere Architektur- und Ingenieurbüros | Projektcontrolling, Soll-Ist- und Deckungsbeitrag, Honorarermittlung, integrierte Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Dokumentenablage | Buchhaltung, Office und Kalender (Details prüfen) | Lokal und als SaaS in der Cloud | Bürosteuerung als eine durchgängige Umgebung ohne Excel-Umwege |
| Vertec | Vertec AG (Schweiz) | Projektorientierte Dienstleister, darunter Ingenieurbüros | CRM und ERP, Leistungs- und Spesenerfassung, Projektcontrolling, Projektkalkulation, Ressourcenplanung | Buchhaltung, Web- und Programmierschnittstelle (Details prüfen) | Cloud und on-premise | Büros, die Akquise (CRM) und Controlling in einem System führen |
| A-Plan | braintool software GmbH | Branchenübergreifend, auch Planungsbüros | Projekt-, Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Ist-Zeiten, Kostenverfolgung | MS Excel, MS Outlook, MS Project, Webviewer | Lokal (Standard und SQL), Zugriff über Webviewer | Schlanke Kapazitätsplanung neben vorhandener Bürosoftware |
| Projekt Pro | Projekt Pro GmbH | Architektur- und Ingenieurbüros | Controlling, Honorar, Zeiterfassung, Aufgaben und Ressourcen (eigener Fachartikel auf phoenixone.ai) | Buchhaltung und Office (Details prüfen) | Lokal und Cloud (Details prüfen) | Durchgängige Bürolösung mit Kalkulations- und Controllingfokus |
| Projektron BCS | Projektron GmbH | Projektorientierte Dienstleister und größere Büros | Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling, Ressourcenplanung (eigener Fachartikel auf phoenixone.ai) | Web- und Schnittstellenanbindung (Details prüfen) | On-premise und als SaaS | Größere Teams mit umfangreichem Projektmanagement |
03 Auswahl
Lokal oder Cloud und wie Sie eingrenzen.
Bedarf ehrlich abstecken
Klären Sie, ob Sie vor allem Stundencontrolling und Auswertung brauchen oder ob die vorausschauende Kapazitätsplanung im Vordergrund steht. Viele Büros starten beim Controlling und ziehen die Ressourcenplanung später nach.
Lokal oder Cloud prüfen
Wenn Ihre Umgebung gewachsen ist, mit Terminalserver, Lizenzserver und Exchange, prüfen Sie zuerst, ob das Wunschsystem lokal läuft oder eine Cloud voraussetzt. Bei lokaler Installation entscheidet die Serverauslastung mit, bei Cloud der Serverstandort und der Auftragsverarbeitungsvertrag.
Schnittstellen konkret testen
Der teuerste Fehler ist doppelte Erfassung. Prüfen Sie, ob Stunden, Honorar und Rechnungen ohne Medienbruch in Ihre Buchhaltung fließen, etwa als DATEV-Export, und ob Kalender und E-Mail angebunden sind.
Mit echten Projekten testen
Lassen Sie eine kleine Gruppe zwei bis drei laufende Projekte über einige Wochen erfassen. Erst so zeigt sich, ob Auswertungen und Auslastungsansicht im Alltag tragen. Denken Sie an eine Vertretung, falls das Controlling an einer Schlüsselperson hängt.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Brauche ich eine eigene Software oder reicht Excel?
Für ein bis zwei Personen kann Excel genügen. Sobald mehrere Mitarbeiter parallel Stunden buchen, Honorar nach HOAI zu vergleichen ist und Auslastung über Wochen geplant wird, führt eine Fachsoftware schneller zu belastbaren Zahlen und spart die manuelle Zusammenführung.
Was ist der Unterschied zwischen Stundencontrolling und Ressourcenplanung?
Stundencontrolling blickt zurück: Es vergleicht erfasste Zeiten mit dem kalkulierten Honorar je Projekt und Leistungsphase. Ressourcenplanung blickt nach vorn: Sie verteilt geplante Stunden auf Mitarbeiter und zeigt, wer frei ist und wer überlastet. Viele Systeme beherrschen beides.
Läuft diese Software auf unserem eigenen Server?
Das hängt vom Produkt ab. A-Plan und untermStrich lassen sich lokal betreiben, untermStrich zusätzlich als SaaS in der Cloud. Vertec und Projektron BCS gibt es als Cloud und on-premise. Prüfen Sie die konkrete Variante vor dem Kauf, da sich Betrieb und Datenhaltung unterscheiden.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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