Software · Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement im Vergleich.Fünf DMS für Planungsbüros.
Fünf Systeme prägen den Markt für Dokumentenmanagement in Planungsbüros: d.velop documents, DocuWare, ELO ECM Suite, M-Files und Microsoft SharePoint. Die vier dedizierten DMS bieten On-Premises, Cloud und hybride Modelle. SharePoint kommt als SharePoint Online in Microsoft 365 oder als SharePoint Server im eigenen Haus. Die Wahl hängt weniger am Funktionsumfang als an drei Fragen: Läuft es lokal oder in der Cloud, wie eng ist die Microsoft-365-Bindung, und steht die revisionssichere Belegablage oder die Projektakte im Vordergrund.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Aufgabe
Was ein DMS im Planungsbüro leisten muss.
Ein DMS ist keine zweite Projektablage neben dem File-Server, sondern die revisionssichere Ebene darüber. Es verwaltet Versionen, protokolliert Zugriffe und sorgt dafür, dass ausgehende Pläne, Prüfberichte und Rechnungen nach der Freigabe unverändert bleiben. Für Planungsbüros zählen vor allem drei Aufgaben: E-Mails aus Exchange oder Outlook nachvollziehbar ablegen, Rechnungen und Verträge nach GoBD aufbewahren und Projektdokumente über Jahre wiederfinden.
Dateiformate spielen dabei eine andere Rolle als in der Fachsoftware. Ein DMS speichert und archiviert jedes Format, vom PDF über Office-Dateien bis zu DWG, IFC oder GAEB, bearbeitet diese Formate aber nicht. Die Modelle bleiben in CAD, AVA und Berechnung. Das DMS hält die freigegebene Fassung und ihre Historie. Wichtig ist deshalb weniger, welche Planformate ein DMS kennt, sondern ob es sauber an Outlook, Microsoft 365 und Ihren Scanner andockt.
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02 Vergleich
Fünf Systeme im Überblick.
| Produkt | Hersteller | Zielgruppe | Kernfunktionen | Schnittstellen/Formate | Hosting | Stärke je Einsatzfall |
|---|---|---|---|---|---|---|
| d.velop documents | d.velop AG, Gescher | Mittelstand, öffentliche Verwaltung, wachsende Büros | Revisionssichere Archivierung, E-Akte, Aktenstrukturen, Workflows | Microsoft 365, Outlook, SAP, REST-API, Scan/OCR; archiviert alle Formate | On-Premises, Hybrid, Cloud (deutsche Rechenzentren) | Durchgängige Aktenführung, Behördenumfeld |
| DocuWare | DocuWare GmbH, Germering (Ricoh-Gruppe) | KMU mit Fokus Beleg- und Rechnungsverarbeitung | Belegerfassung, vorkonfigurierte Rechnungs-Workflows, Archivierung, mobile Freigabe | Microsoft 365, Outlook, DATEV, REST-API; archiviert alle Formate | Cloud (SaaS auf Microsoft Azure, EU), On-Premises, Hybrid | Schnell startklare Rechnungsverarbeitung aus der Cloud |
| ELO ECM Suite | ELO Digital Office GmbH, Stuttgart | KMU bis Konzern (ELOprofessional, ELOenterprise) | DMS/ECM, Workflows, Low-Code-Anpassung, E-Mail-Management | Microsoft 365, SAP, DATEV, REST-API; archiviert alle Formate | On-Premises, gehostetes Rechenzentrum, Cloud-Abo | Modular skalierbar, anpassbare Prozesse |
| M-Files | M-Files Oy, Finnland | Dokumentintensive Büros, metadatengetrieben | Metadatenbasierte Ablage statt fester Ordner, Versionierung, KI-Klassifizierung, Workflows | Microsoft 365, Outlook, Teams, REST-API, Konnektoren zu Netzlaufwerken | Cloud (Microsoft Azure, EU-Region wählbar), On-Premises, Hybrid | Wiederfinden über Metadaten statt starrer Ordnerlogik |
| Microsoft SharePoint | Microsoft | Büros mit vorhandener Microsoft-365-Umgebung | Dokumentbibliotheken, Versionierung, Co-Authoring, Metadaten, Teams-Integration | Microsoft 365 nativ, Graph-API, Power Automate | SharePoint Online (Microsoft-365-Cloud) oder SharePoint Server (On-Premises) | Zusammenarbeit an Office-Dokumenten, bereits vorhanden in M365 |
03 Entscheidung
Lokal, Cloud oder hybrid entscheiden.
Viele Büros arbeiten auf einem eigenen Server mit Terminalserver, Fileserver und Exchange. Ein DMS lässt sich in diese Umgebung als On-Premises-Installation einfügen. Dann bleiben alle Daten im Haus und die Anbindung an vorhandene Laufwerke ist eng. Der Preis dafür sind Serverpflege, Backups und Updates in eigener Verantwortung.
Cloud-Modelle nehmen Ihnen den Betrieb ab und sind schneller startklar, verlagern die Daten aber in ein Rechenzentrum des Anbieters. Für den Serverstandort und die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO lohnt der genaue Blick in den Vertrag. Ein hybrider Betrieb, etwa Archiv im Haus und mobiler Zugriff über die Cloud, ist bei den dedizierten DMS möglich. Prüfen Sie vor der Auswahl, wie der Umstieg aus Ihrer gewachsenen Ablage gelingt und wie Altbestände aus Fileserver und Mailarchiv übernommen werden.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Reicht ein File-Server statt eines DMS?
Für die reine Dateiablage ja, für revisionssichere Aufbewahrung nicht. Ein File-Server kennt keine durchgängige Versionshistorie, keine Zugriffsprotokolle und keine GoBD-konforme Unveränderbarkeit. Rechnungen und Verträge müssen nach § 147 AO über Jahre nachvollziehbar aufbewahrt werden, das leistet ein DMS.
Kann SharePoint ein dediziertes DMS ersetzen?
SharePoint verwaltet Dokumentbibliotheken mit Versionen und Metadaten und ist in Microsoft 365 vorhanden. Für revisionssichere Archivierung nach GoBD sind aber zusätzliche Konfiguration oder Erweiterungen nötig. Prüfen Sie diesen Bedarf, bevor Sie sich festlegen.
Lässt sich ein DMS an unsere lokale Umgebung anbinden?
Ja. Alle vier dedizierten Systeme bieten On-Premises-Varianten und Schnittstellen zu Outlook, Microsoft 365 und Scannern. Die Altdatenübernahme aus Fileserver und Mailarchiv sollten Sie im Projekt früh planen.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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