Dokumentenmanagement · Direktvergleich
DocuWare oder d.velop?DMS fürs Planungsbüro.
DocuWare und d.velop documents sind zwei verbreitete deutsche Dokumentenmanagement-Systeme. Beide gibt es als Cloud, On-Premises und hybrid. DocuWare kommt als vorkonfigurierte Cloud-Lösung mit fertigen Rechnungs-Workflows und ist schnell startklar. d.velop documents hat seine Wurzeln im On-Premises-Betrieb und in der durchgängigen Aktenführung, auch in Behörden. Die Entscheidung fällt über das Betriebsmodell und den Schwerpunkt: cloud-first und belegorientiert oder eigenbetriebene Aktenführung.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Überblick
Zwei Wege zum selben Ziel.
Beide Anbieter sitzen in Deutschland und hosten ihre Cloud-Angebote in europäischen beziehungsweise deutschen Rechenzentren. DocuWare gehört zur Ricoh-Gruppe und betreibt seine Cloud als Software as a Service auf Microsoft Azure. d.velop mit Sitz in Gescher bietet neben der Cloud eine lange etablierte On-Premises-Linie. Beide decken die Kernaufgaben eines DMS ab: Archivierung, Versionierung, Workflows und Anbindung an Microsoft 365 und Outlook.
Der Unterschied liegt im Startpunkt. DocuWare setzt auf vorkonfigurierte Pakete, mit denen die Belegverarbeitung ohne langes Customizing läuft. d.velop denkt vom Aktenmodell her und bildet komplexe Ablagestrukturen und Prozesse ab, was im Behördenumfeld und bei wachsenden Büros verbreitet ist.
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02 Kriterien
DocuWare und d.velop im direkten Vergleich.
| Kriterium | DocuWare | d.velop documents |
|---|---|---|
| Hersteller / Sitz | DocuWare GmbH, Germering (Ricoh-Gruppe) | d.velop AG, Gescher |
| Hosting | Cloud (SaaS auf Azure, EU), On-Premises, Hybrid | On-Premises, Hybrid, Cloud (deutsche Rechenzentren) |
| Typischer Einstieg | Vorkonfigurierte Cloud, schneller Start | Projekt mit Aktenstruktur, On-Premises oder Cloud |
| Rechnungsverarbeitung | Vorkonfigurierte Workflows in der Cloud | Über Module und Konfiguration abbildbar |
| Aktenführung / E-Akte | Vorhanden | Breite ECM- und E-Akte-Funktionen |
| Microsoft 365 / Outlook | Ja | Ja |
| DATEV-Anbindung | Ja | Ja |
| On-Premises-Betrieb | Möglich, Cloud-Fokus | Lange Tradition, tief verankert |
| Öffentliche Auftraggeber | Im Einsatz | In der Verwaltung stark verbreitet |
03 Vorgehen
So grenzen Sie die Wahl ein.
Betriebsmodell festlegen
Wollen Sie den Betrieb abgeben, spricht das für die DocuWare Cloud. Sollen Daten im eigenen Haus bleiben, prüfen Sie die On-Premises-Variante, die bei d.velop lange Tradition hat.
Schwerpunkt bestimmen
Steht die Rechnungs- und Belegverarbeitung im Vordergrund, punktet DocuWare mit fertigen Workflows. Geht es um durchgängige Projekt- und Personalakten, ist die Aktenführung von d.velop breit aufgestellt.
Anbindung klären
Prüfen Sie die Schnittstellen zu Outlook, Microsoft 365, DATEV und Ihrer Fachsoftware sowie die Übernahme der Altbestände aus Fileserver und Mailarchiv.
Vertrag und Standort prüfen
Klären Sie Serverstandort, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und die Aufbewahrung nach GoBD, bevor Sie sich binden.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Welches System startet schneller?
In der Regel DocuWare, weil die Cloud-Variante mit vorkonfigurierten Workflows für die Belegverarbeitung ausgeliefert wird. d.velop-Projekte sind oft stärker auf individuelle Aktenstrukturen zugeschnitten und brauchen entsprechend Konfiguration.
Kann ich beide Systeme im eigenen Rechenzentrum betreiben?
Ja. DocuWare gibt es als On-Premises-Installation, d.velop hat eine lange On-Premises-Tradition. So bleiben Ihre Daten im Haus, Sie übernehmen aber Betrieb, Backup und Updates selbst.
Sind die Systeme für öffentliche Auftraggeber geeignet?
Beide werden im öffentlichen Umfeld eingesetzt, d.velop ist in der Verwaltung stark verbreitet. Für konkrete Anforderungen wie E-Akte-Standards prüfen Sie die aktuellen Zertifizierungen und Referenzen des Anbieters.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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