Vertrieb · Terminbuchung
Terminbuchung im Vergleich.Werkzeuge für das Erstgespräch.
Für die Online-Terminbuchung von Erstgesprächen sind fünf Ansätze verbreitet: Calendly, Microsoft Bookings, TidyCal, Cal.com und die Terminbuchung im CRM. Alle erzeugen eine Buchungsseite, gleichen freie Zeiten mit Ihrem Kalender ab und legen den Termin automatisch an. Der wichtigste Unterschied für Planungsbüros ist das Hosting: Bis auf Cal.com laufen diese Werkzeuge ausschließlich in der Cloud. Cal.com lässt sich zusätzlich auf einem eigenen Server betreiben, und Microsoft Bookings arbeitet innerhalb Ihres bestehenden Microsoft-365-Tenants.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Übersicht
Fünf Ansätze im direkten Vergleich.
| Produkt | Hersteller | Zielgruppe | Kernfunktionen | Schnittstellen | Hosting | Stärke im Einsatzfall |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Calendly | Calendly LLC (USA) | Büros ohne festes Ökosystem, viel Kontakt zu Externen | Buchungsseiten, Event-Typen, Pufferzeiten, Gruppentermine, Erinnerungen, Zahlungen | Google, Outlook/Microsoft 365, Exchange, Zoom, Teams, Google Meet; Einbettung per Link oder Widget | Cloud, US-Anbieter (AWS und Google Cloud in den USA), kein EU-Datenstandort | Schnell startklar, breite Kalenderanbindung |
| Microsoft Bookings | Microsoft | Büros, die bereits Microsoft 365 und Exchange Online nutzen | Buchungsseiten, Personal- und Ressourcenverwaltung, Teams-Termine, Erinnerungen | Exchange-Online-Kalender, Outlook, Teams; in Outlook und Teams integriert | Cloud, im eigenen Microsoft-365-Tenant | Kein Zusatztool nötig, wenn 365 läuft |
| TidyCal | AppSumo (USA) | Kleine Büros und Einzelplaner mit Budgetfokus | Buchungsseiten, Terminarten, Terminumfragen, Zahlungen (Stripe, PayPal), Erinnerungen | Google, Outlook, Zoom, Google Meet, Zapier | Cloud, US-Anbieter | Günstiger Einstieg, Einmalzahlung möglich |
| Cal.com | Cal.com, Inc.; quelloffen (AGPLv3) | Büros mit eigenem Server oder hohem Datenschutzanspruch | Event-Typen, Team- und Round-Robin-Zuweisung, Routing-Formulare, Workflows, Zahlungen, API | Google, Outlook/Office 365, CalDAV, Exchange, Zoom, Teams, Google Meet | Cloud oder Self-Hosting auf eigenem Server | Einzige Option mit lokaler Installation |
| Terminbuchung im CRM (z. B. HubSpot Meetings, Pipedrive Scheduler) | jeweiliger CRM-Hersteller | Büros, die Erstkontakte direkt im Vertriebsprozess führen | Buchung an Kontakt oder Vorgang gekoppelt, Kalendersync, Erinnerungen | Google- und Microsoft-Kalender je nach CRM; Datenfluss direkt ins CRM | Cloud oder lokal, je nach CRM | Termin landet ohne Übertrag im CRM |
| Spezialisierte EU-Anbieter (z. B. Timify, meetergo) | deutsche Anbieter | Büros mit Fokus auf Serverstandort in Deutschland oder der EU | Buchungsseiten, Ressourcenplanung, Erinnerungen; Funktionsumfang variiert | Google- und Microsoft-Kalender, teils Exchange | Cloud, Serverstandort EU oder Deutschland | Datenverarbeitung innerhalb der EU |
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02 Auswahl
Worauf es im Planungsbüro wirklich ankommt.
- Hosting und Datenstandort: Buchungsseiten enthalten Namen, E-Mail-Adressen und oft das Projektthema. Prüfen Sie, wo diese Daten liegen. Calendly und TidyCal sind US-Cloud-Dienste ohne EU-Datenstandort. Microsoft Bookings verarbeitet die Daten in Ihrem eigenen 365-Tenant. Cal.com können Sie selbst hosten. Spezialisierte deutsche Anbieter werben mit Serverstandort in der EU.
- Anbindung an die vorhandene Umgebung: Viele Büros arbeiten mit Exchange auf eigenem Server oder mit Exchange Online. Achten Sie darauf, dass das Werkzeug Ihren Kalender per OAuth abgleicht, damit belegte Zeiten nicht doppelt vergeben werden.
- Aufwand für Einführung und Betrieb: Calendly, TidyCal und die Cloud-Version von Cal.com sind in Minuten eingerichtet. Ein selbst gehostetes Cal.com braucht einen Server und laufende Betreuung durch die IT.
- Auftragswert der Erstgespräche: Wer selten und dafür hochwertige Vergabegespräche vereinbart, braucht keine große Lösung. Ein schlankes Buchungswerkzeug reicht. Wer Erstkontakte systematisch nachverfolgt, führt die Buchung besser direkt im CRM.
- Zahlungen und Ressourcen: Sollen Beratungstermine bezahlt werden oder feste Räume und Personen zugeordnet werden, unterscheiden sich die Werkzeuge deutlich im Funktionsumfang.
03 Einsatzfälle
Welches Werkzeug zu welchem Büro passt.
Nutzen Sie ohnehin Microsoft 365 mit Exchange Online, ist Microsoft Bookings der naheliegende Start. Es ist Teil bestimmter 365-Pläne, arbeitet in Outlook und Teams und legt Videotermine als Teams-Besprechung an. Sie führen kein zusätzliches Tool ein und keine Daten verlassen Ihren Tenant.
Arbeiten Sie mit gemischten Kalendern und viel Kontakt zu Bauherren, Behörden und Fachplanern, spielt Calendly seine breite Kalenderanbindung aus. Es verbindet Google, Outlook, Office 365 und Exchange und ist schnell startklar. Wichtig ist die Einordnung beim Datenschutz, weil es sich um einen US-Anbieter ohne EU-Datenstandort handelt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist dafür Pflicht.
Steht der Datenschutz im Vordergrund und ist eine eigene Serverumgebung vorhanden, ist Cal.com als quelloffene Software interessant, weil es sich auf dem eigenen Server betreiben lässt. Für kleine Büros mit knappem Budget ist TidyCal ein günstiger Einstieg, unter anderem mit Einmalzahlungsmodell. Wer Erstkontakte konsequent im Vertrieb nachhält, prüft die Terminbuchung des eigenen CRM, damit der Termin ohne Übertrag am richtigen Kontakt hängt.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Läuft eine Terminbuchung auch ohne Cloud auf dem eigenen Server?
Von den hier verglichenen Werkzeugen lässt sich nur Cal.com selbst hosten, da es quelloffen ist. Calendly und TidyCal sind reine Cloud-Dienste. Microsoft Bookings läuft in der Cloud, aber innerhalb Ihres eigenen Microsoft-365-Tenants.
Passt Microsoft Bookings, wenn wir schon Microsoft 365 nutzen?
In der Regel ja. Bookings ist in bestimmten Microsoft-365-Plänen enthalten, greift auf die Exchange-Online-Kalender Ihres Teams zu und erstellt Videotermine direkt als Teams-Besprechung. Prüfen Sie, ob Ihr Plan die Bookings-App freischaltet.
Wie kommt der gebuchte Termin in unseren Outlook- oder Exchange-Kalender?
Alle genannten Werkzeuge binden Ihren Kalender über eine autorisierte Verbindung an, meist per OAuth für Google und Microsoft 365. Belegte Zeiten werden dann nicht mehr als frei angeboten und neue Buchungen landen automatisch im Kalender.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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