HubSpot oder Pipedrive.Welches CRM zu Ihrem Büro passt.

Pipedrive kommt aus Estland und ist von Anfang an als Werkzeug für Vertriebsteams gebaut. Der Kern ist die Pipeline: Jede Anfrage wandert als Karte durch Phasen wie Erstkontakt, Angebot, Verhandlung und Zuschlag. Für ein Planungsbüro heißt das: Sie sehen auf einen Blick, welche Ausschreibung im Teilnahmewettbewerb steckt und welches Angebot noch offen ist. Die Datenhaltung von EU-Kunden läuft auf AWS in europäischen Rechenzentren wie Frankfurt oder Dublin, wobei Pipedrive den genauen Standort nicht exklusiv garantiert und zusätzlich US-Unterauftragsverarbeiter einsetzt.

HubSpot stammt aus den USA und ist eine Plattform aus mehreren Bausteinen. Der Sales Hub enthält die Pipeline, dazu kommen Marketing, Service und ein Content-Baustein für Website und Formulare. Die kostenlose Basisversion umfasst Kontaktverwaltung, eine Deal-Pipeline und einfache E-Mail-Funktionen. HubSpot bietet EU-Hosting in Frankfurt ohne Aufpreis, das Rechenzentrum wird bei der Anmeldung anhand der IP-Geolokation zugeordnet, sodass Konten mit europäischem Standort dort angelegt werden.

Beide Anbieter sitzen außerhalb Deutschlands. Ein EU-Rechenzentrum allein löst die Frage nach dem US-CLOUD-Act nicht, wenn die Muttergesellschaft in den USA sitzt. Prüfen Sie daher AVV, Standardvertragsklauseln und die eigene Risikoeinschätzung, bevor Sie personenbezogene Daten öffentlicher Auftraggeber einpflegen.

• Kleines Büro mit klarer Vertriebsarbeit: Wenn Sie vor allem Ausschreibungen sichten, Angebote schreiben und Fristen nachhalten, reicht die Pipeline von Pipedrive. Weniger Bausteine bedeuten weniger Einarbeitung.
• Büro mit eigener Öffentlichkeitsarbeit: Wenn Sie Referenzprojekte auf der Website pflegen, einen Newsletter versenden und Formulare für Anfragen nutzen, bündelt HubSpot diese Aufgaben mit dem CRM.
• Datenpflege durch eine Schlüsselperson: Beide Systeme sind webbasiert und ohne eigenen Server nutzbar. Achten Sie darauf, dass Kontakte, Angebote und Notizen zentral liegen und nicht am Postfach einer Person hängen.
• Anbindung an Fachsoftware: CRM-Systeme decken die Akquise ab, nicht die AVA oder das Projektcontrolling. Prüfen Sie, ob eine Kopplung an vorhandene Bürosoftware über die API oder eine Middleware nötig ist.
• Wechselaufwand: Ein Umzug von Kontakten und Historie ist bei beiden per Import möglich. Planen Sie Zeit für die saubere Struktur der Pipeline-Phasen ein, das ist wichtiger als die Werkzeugwahl.

Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.