Software-Vergleich · CRM

CRM für Architektur- und Ingenieurbüros.Die Systeme im sachlichen Vergleich.

Ein CRM bündelt Kontakte, Angebote, Wiedervorlagen und die Akquise-Pipeline eines Planungsbüros an einer Stelle. Für Architektur- und Ingenieurbüros zählen vor allem Serverstandort und DSGVO, eine übersichtliche Pipeline für Ausschreibungen und Angebote sowie Schnittstellen zu Outlook und Buchhaltung. Deutsche Systeme wie weclapp und CentralStationCRM hosten in Deutschland, internationale Anbieter wie HubSpot, Pipedrive und Zoho bieten EU-Rechenzentren. Die Wahl hängt weniger vom Funktionsumfang ab als von Bürogröße, IT-Umfeld und dem Anteil öffentlicher Auftraggeber.

Kurz beantwortet · Stand September 2026

KI-Audit starten, 10 Minuten →Überblick sales-konzepte.de

Bildschirm mit einer Vertriebs-Pipeline und Kontaktkarten in einem CRM-System — Im CRM laufen Kontakte, Angebote und Wiedervorlagen eines Planungsbüros zusammen.

01 Kriterien

Was ein CRM im Planungsbüro wirklich leisten muss.

Ein Planungsbüro verkauft keine Lagerware, sondern Referenzen und Verfügbarkeit. Der Vertrieb besteht aus wenigen, langen Vorgängen: eine Ausschreibung sichten, die Eignung prüfen, ein Honorarangebot erstellen, nachfassen. Ein CRM sollte genau diesen Ablauf abbilden, nicht einen klassischen Produktverkauf mit vielen kleinen Abschlüssen.

Das wichtigste Kriterium für öffentlich tätige Büros ist der Datenschutz. Prüfen Sie den Serverstandort, den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und ob personenbezogene Daten die EU verlassen. Anbieter aus Deutschland speichern in der Regel ausschließlich hier, US-Anbieter bieten meist ein EU-Rechenzentrum als Option, die Sie aktiv wählen müssen.

Praktisch entscheidend sind außerdem: eine Pipeline mit frei benennbaren Phasen, verlässliche Wiedervorlagen mit Erinnerung, Mail-Anbindung an Outlook oder Microsoft 365, ein Import der bestehenden Kontakte und eine saubere Rechteverwaltung, wenn eine Schlüsselperson ausfällt. Telefonie-Anbindung, Angebotsvorlagen und Auswertungen sind je nach Bürogröße nützlich, aber selten der Ausschlag.

KI-Audit · 10 Minuten · kostenfrei

Wie viele passende Verfahren hat Ihr Büro im letzten Quartal gar nicht gesehen?

Das Audit fragt, wie Ihr Büro heute arbeitet, und zeigt, wo Sie am besten anfangen. Dazu bekommen Sie eine Einschätzung, was sich verlagern lässt.

Audit starten →

02 Vergleich

Neun CRM-Systeme im Überblick.

System	Anbieter / Sitz	Serverstandort (Option)	Typische Eignung
HubSpot	HubSpot, USA	EU-Rechenzentrum Frankfurt (AWS) wählbar	Marketing und Vertrieb zusammen, viele Integrationen
Salesforce	Salesforce, USA	EU-Regionen über Hyperforce	Große Büros mit hohem Anpassungsbedarf
Pipedrive	Pipedrive, Estland	EU-Rechenzentren, u. a. Frankfurt und Dublin	Schlanke, klar geführte Vertriebs-Pipeline
Microsoft Dynamics 365	Microsoft, USA	Azure-Regionen in der EU	Büros tief im Microsoft-365-Umfeld
Zoho CRM	Zoho, Indien	EU-Rechenzentren Amsterdam und Dublin (zoho.eu)	Breite Suite bei geringem Budget
weclapp	weclapp, Deutschland (Marburg)	Rechenzentren in Deutschland (ISO 27001)	CRM und ERP aus einer Hand
CentralStationCRM	42he, Deutschland (Köln)	Server ausschließlich in Deutschland	Sehr einfaches CRM für kleine Büros
HighLevel	HighLevel, USA	überwiegend US-Infrastruktur	Marketing-Automatisierung, Dienstleister-Herkunft
Close	Close, USA	US-Infrastruktur	Telefonie- und E-Mail-lastiger Vertrieb

03 Auswahl

Welches System zu welchem Büro passt.

Kleines Büro, wenig IT, schneller Start: Ein schlankes System wie CentralStationCRM oder Pipedrive lässt sich in Tagen einführen und bleibt übersichtlich.
Datenschutz hat Vorrang, viele öffentliche Auftraggeber: Deutsche Anbieter mit Hosting in Deutschland verkürzen die DSGVO-Prüfung. Bei internationalen Systemen das EU-Rechenzentrum vertraglich festhalten.
CRM und Warenwirtschaft oder Projektabrechnung zusammen: weclapp verbindet CRM mit ERP, was Doppelpflege spart, wenn Sie ohnehin ein integriertes System suchen.
Starkes Microsoft-Umfeld: Dynamics 365 nutzt die vorhandene Anmeldung und die Nähe zu Outlook, Teams und SharePoint, bringt aber mehr Einführungsaufwand mit.
Marketing und Akquise im Vordergrund: HubSpot und HighLevel setzen den Schwerpunkt auf Kampagnen und Automatisierung, was für reine Planungsbüros oft mehr ist als nötig.
Prüfen Sie vor der Entscheidung immer den Export: Ein CRM, aus dem Sie Ihre Daten nicht vollständig herausbekommen, bindet Sie unnötig.

04 Fragen

Häufige Fragen kurz beantwortet.

Brauchen wir als kleines Büro überhaupt ein CRM?

Sobald mehrere Personen Ausschreibungen sichten, Angebote schreiben und nachfassen, geht Wissen in Postfächern und Tabellen verloren. Ein CRM lohnt sich weniger wegen der Funktionen als wegen der gemeinsamen Ablage von Kontakten, Fristen und Angebotsständen, besonders wenn eine Schlüsselperson ausfällt.

Ist ein US-CRM DSGVO-konform nutzbar?

Grundsätzlich ja, wenn Sie ein EU-Rechenzentrum wählen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen und die Datenübermittlung absichern. Anbieter wie HubSpot, Pipedrive und Zoho bieten dafür EU-Regionen. Klären Sie im Einzelfall, ob Support oder Subdienstleister außerhalb der EU zugreifen.

Was unterscheidet ein CRM von unserer Bürosoftware?

Büro- und Projektsoftware verwaltet laufende Aufträge, Leistungsphasen und Abrechnung. Ein CRM deckt die Phase davor ab: Interessenten, Ausschreibungen, Angebote und Wiedervorlagen bis zum Zuschlag. Manche Systeme wie weclapp verbinden beide Bereiche, viele Büros betreiben sie getrennt.

Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.

05 Weiter