Vertrieb · Telefonie und Vertriebstelefonie
Telefonie und Vertriebstelefonieim Vergleich.
Cloud-Telefonie ersetzt die Telefonanlage im Serverschrank durch einen Dienst, den Sie im Browser und per App bedienen. Für Planungsbüros zählt vor allem die CRM-Anbindung: Anrufer werden erkannt, Gespräche landen automatisch als Notiz am Kontakt. Placetel und sipgate sind deutsche Anbieter mit Hosting in Deutschland, Aircall ist auf Vertriebstelefonie ausgelegt, Microsoft Teams Telefonie baut auf einer vorhandenen Microsoft-365-Umgebung auf. Die Wahl hängt davon ab, welches CRM Sie nutzen und ob der Serverstandort Deutschland Pflicht ist.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Grundlagen
Worauf es bei Telefonie im Büro ankommt.
Seit der Umstellung der Telefonnetze auf das Internet läuft Telefonie über VoIP. Die klassische ISDN-Anlage im Technikraum ist damit ein Auslaufmodell. Viele Büros arbeiten weiter mit lokalem Server, Exchange und Terminalserver. Die Telefonie kann trotzdem in die Cloud wandern, unabhängig vom Rest der Umgebung.
Für den Vertrieb ist die Verbindung zum CRM entscheidend. Die vier hier verglichenen Dienste bieten eine sogenannte CTI-Anbindung: Sie wählen per Klick aus dem Kontakt heraus (Click-to-dial), bei eingehenden Anrufen erscheint die Karte des Anrufers (Screen-Pop), und das Gespräch wird als Aktivität am Kontakt protokolliert. Placetel, sipgate und Aircall nennen dafür eigene Integrationen zu gängigen CRM-Systemen. Bei Microsoft Teams Telefonie läuft die Anbindung über das Microsoft-365-Umfeld und Zusatzlösungen.
Ein zweites Kriterium ist der Serverstandort. Wer stark für öffentliche Auftraggeber arbeitet, achtet oft darauf, dass Verbindungs- und Gesprächsdaten in Deutschland verarbeitet werden. Placetel und sipgate benennen Hosting in Deutschland. Aircall und Microsoft betreiben internationale Cloud-Infrastruktur, hier lohnt der Blick auf die Auftragsverarbeitung und die gewählte Region.
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02 Vergleichstabelle
Vier Dienste im direkten Vergleich.
| Produkt | Hersteller | Zielgruppe | Kernfunktionen | CRM-Anbindung / Schnittstellen | Hosting | Stärke je Einsatzfall |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Placetel | Gamma Placetel GmbH (Köln) | Kleine und mittlere Unternehmen, breite Büronutzung | Cloud-Telefonanlage mit über 150 Funktionen: Voicemail, Warteschlangen, Konferenzen, Fax, Messaging, Meetings | Integrationen zu Microsoft Teams sowie CRM- und ERP-Systemen, u. a. HubSpot und Salesforce | Rechenzentren in Deutschland, u. a. ISO 27001 | Vollwertige Telefonanlage fürs ganze Büro mit deutschem Hosting |
| sipgate | sipgate GmbH (Düsseldorf) | Kleine und mittlere Unternehmen, Teams mit CRM-Bezug | Cloud-Telefonanlage mit rund 150 Funktionen: Visual Routing, Warteschlangen, Rufnummern und Durchwahlen, mobile Integration, KI-gestützte Gesprächsnotizen | CRM-Integrationen u. a. zu HubSpot, Pipedrive, Zendesk, Salesforce, SugarCRM, SuiteCRM, Zoho, CentralStationCRM | Hosting in Deutschland | Flexibles Baukastensystem mit vielen CRM-Anbindungen und deutschem Hosting |
| Aircall | Aircall (Frankreich / USA) | Vertriebs- und Serviceteams mit Fokus auf Telefonie | Callcenter- und Vertriebstelefonie: Power Dialer, Click-to-dial, Screen-Pop, Anrufprotokollierung, Warteschlangen, Analysen | Marktplatz mit über 100 Integrationen, u. a. Salesforce, HubSpot, Pipedrive | Internationale Cloud (Region prüfen) | Aktive Vertriebstelefonie mit Listen-Wähler und tiefer CRM-Kopplung |
| Microsoft Teams Telefonie | Microsoft | Büros, die bereits auf Microsoft 365 und Teams arbeiten | Telefonie innerhalb von Teams: Anrufe, Voicemail, Weiterleitung; benötigt Teams-Phone-Lizenz plus PSTN-Anbindung (Calling Plan, Operator Connect oder Direct Routing) | Enge Kopplung an Microsoft 365 (Outlook, Teams); CRM-Anbindung über Zusatzlösungen | Microsoft-Cloud (Region abhängig vom Tenant) | Ein System für Chat, Meetings und Telefonie in vorhandener Microsoft-Umgebung |
03 Auswahl
Welcher Dienst zu welchem Büro passt.
- Serverstandort Deutschland ist Pflicht: Placetel und sipgate benennen Hosting in Deutschland und sind dann die naheliegende Wahl. Bei Aircall und Teams Telefonie sollten Sie Region und Auftragsverarbeitung vorab klären.
- Das Büro telefoniert aktiv Interessenten und Auftraggeber ab: Aircall ist auf diese Vertriebstelefonie ausgelegt, etwa mit Power Dialer für Anruflisten. sipgate und Placetel decken den klassischen Büroalltag ab.
- Sie arbeiten ohnehin komplett in Microsoft 365 mit Exchange und Teams: Teams Telefonie hält Chat, Meetings und Telefon in einer Oberfläche. Beachten Sie die zusätzliche Lizenz und die nötige PSTN-Anbindung.
- Sie nutzen ein bestimmtes CRM: Prüfen Sie zuerst, ob es eine fertige Integration gibt. sipgate und Aircall listen viele CRM-Systeme namentlich, Placetel nennt HubSpot und Salesforce.
- Sie stehen im Generationenwechsel oder hängen an einer Schlüsselperson: Eine dokumentierte Anrufhistorie am Kontakt sichert Wissen, wenn jemand das Büro verlässt.
04 Umstieg
Umstieg aus der gewachsenen Umgebung.
Bestand aufnehmen
Notieren Sie vorhandene Rufnummern, die aktuelle Anlage und den Internetanschluss. Rufnummern lassen sich in der Regel portieren, das braucht Vorlauf.
CRM zuerst festlegen
Klären Sie, welches CRM bleibt oder kommt. Die Telefonie richtet sich danach, denn die fertige Integration entscheidet über den Nutzen im Vertrieb.
Bandbreite prüfen
VoIP braucht eine stabile Internetverbindung. Prüfen Sie Upload und Ausfallsicherheit, gerade wenn viele parallel telefonieren.
Klein testen
Starten Sie mit wenigen Nebenstellen im Pilot, bevor das ganze Büro umzieht. So lassen sich Weiterleitungen und Ansagen in Ruhe einrichten.
05 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Brauche ich für Cloud-Telefonie einen eigenen Server?
Nein. Die Anlage läuft beim Anbieter, Sie bedienen sie im Browser und per App. Ein lokaler Server für andere Zwecke, etwa Exchange oder Dateiablage, kann parallel bestehen bleiben.
Wird der Anrufer automatisch im CRM erkannt?
Ja, sofern eine Integration eingerichtet ist. Placetel, sipgate und Aircall bieten CTI-Funktionen wie Click-to-dial, Anzeige der Kontaktkarte bei eingehenden Anrufen und automatische Protokollierung. Voraussetzung ist eine passende Anbindung an Ihr CRM.
Ist der Serverstandort Deutschland bei allen vier Diensten gegeben?
Placetel und sipgate benennen Hosting in Deutschland. Aircall und Microsoft Teams Telefonie nutzen internationale Cloud-Infrastruktur. Wenn der Standort für Sie verbindlich ist, prüfen Sie Region und Auftragsverarbeitung vor Vertragsschluss.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
06 Weiter
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