SharePoint oder Nextcloud.Projektablage im Vergleich.

SharePoint Online kommt für die meisten Büros mit einem Microsoft-365-Abonnement ins Haus. Dateien liegen in Dokumentbibliotheken, lassen sich im Browser oder über OneDrive-Sync bearbeiten und sind eng mit Teams und Outlook verzahnt. Wer ohnehin mit Word, Excel und Outlook arbeitet, findet hier eine durchgängige Umgebung ohne eigenen Server.

Nextcloud verfolgt denselben Zweck, aber unter Ihrer Kontrolle. Sie installieren die Software auf einem eigenen Server, auf einem NAS von Synology oder QNAP oder mieten sie bei einem deutschen Anbieter. Die Office-Bearbeitung erfolgt über OnlyOffice oder Collabora Online, die Rechte lassen sich an ein bestehendes Active Directory über LDAP anbinden. Damit bleibt der Speicherort in Ihrer Hand, was für datenschutz-sensible Projekte ein Argument ist.

Beide Systeme lösen das Grundproblem der verstreuten Projektdaten: eine zentrale Ablage mit Versionierung, Freigaben und Zugriff von unterwegs. Der Unterschied entscheidet sich an Betriebsmodell, Datenhoheit und der Frage, wie viel eigene IT Sie binden wollen.

SharePoint Online spielt seine Stärke aus, wenn das Büro ohnehin auf Microsoft 365 setzt, an mehreren Standorten arbeitet und viel an Office-Dokumenten zusammenarbeitet. Die Versionierung, die gemeinsame Bearbeitung und der Teams-Chat greifen ineinander, ohne dass jemand einen Server pflegen muss. Der Preis ist die Bindung an einen Anbieter und die Abhängigkeit von der Internetleitung.

Nextcloud passt zu Büros, die den Speicherort selbst bestimmen wollen, etwa bei starker Ausrichtung auf öffentliche Auftraggeber oder bei sensiblen Projekten. Wer bereits einen Server oder ein NAS betreibt, kann Nextcloud dort ergänzen und die Rechte aus dem Active Directory übernehmen. Dafür tragen Sie die Verantwortung für Updates, Backups und Sicherheit selbst oder geben sie an einen Dienstleister.

Für den Umstieg aus einer lokalen Umgebung gilt bei beiden: Große CAD- und BIM-Modelle gehören auf eine schnelle Verbindung. Läuft die Ablage in der Cloud, prüfen Sie die Bandbreite, bevor mehrere Nutzer gleichzeitig große Dateien öffnen. Oft ist ein Hybridansatz sinnvoll, bei dem die schweren Modelle lokal bleiben und die Cloud den Austausch mit externen Planern übernimmt. So behalten Sie die Geschwindigkeit im Haus und gewinnen mobilen Zugriff, ohne die gewachsene Struktur auf einen Schlag umzustellen.

Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.