Lokal & Server · Exchange und Outlook lokal
Exchange Server oderExchange Online?
Nach dem Supportende von Exchange Server 2016 und 2019 am 14. Oktober 2025 stehen Planungsbüros vor der Wahl: Exchange Server Subscription Edition weiter lokal betreiben oder in die Cloud zu Exchange Online wechseln. Lokal bedeutet volle Kontrolle über Daten und Standort, dafür Serverpflege und Sicherungen im Haus. Exchange Online nimmt Ihnen den Betrieb ab und ist von überall erreichbar, verlangt aber Vertrauen in die Microsoft-Cloud und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Entscheidung hängt von Datenschutz, Personal und vorhandener Infrastruktur ab.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Ausgangslage
Zwei Wege aus derselben Lage.
Beide Wege führen zu Mail, Kalender und Kontakten in gewohnter Outlook-Umgebung. Der Unterschied liegt im Betrieb. Bei der Subscription Edition steht der Server weiter bei Ihnen. Sie behalten die Daten physisch im Haus, tragen aber die Verantwortung für Updates, Sicherungen und Verfügbarkeit. Bei Exchange Online liegen die Postfächer in den Rechenzentren von Microsoft, die Wartung übernimmt der Anbieter.
Für Planungsbüros spielen dabei drei Fragen eine besondere Rolle: Wie sensibel sind Ihre Projekt- und Behördendaten, wer kümmert sich um die Technik, und was ist in Ihrer Umgebung ohnehin schon vorhanden. Wer Terminalserver und Fileserver im Haus betreibt, hat mit einem lokalen Mailsystem weniger Bruch. Wer die IT schlank halten will oder kein eigenes Personal dafür hat, findet in der Cloud den geringeren Aufwand.
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02 Kriterien
Lokal und Cloud Punkt für Punkt.
| Kriterium | Exchange Server SE (lokal) | Exchange Online (Cloud) |
|---|---|---|
| Serverstandort | Im eigenen Haus, volle Kontrolle | Microsoft-Rechenzentren, Region wählbar |
| Betrieb und Updates | Büro patcht und sichert selbst | Microsoft betreibt und aktualisiert |
| Verfügbarkeit | Abhängig von eigener Hardware und Internet | Als Dienst mit Verfügbarkeitszusage |
| Datenschutz | Daten bleiben lokal, AV-Vertrag nur bei Dienstleistern | Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit Microsoft nötig |
| Outlook-Anbindung | Nativ über MAPI/HTTP | Nativ, plus Web und mobile Apps |
| PST-Migration | PST-Import auf den Server | Zentraler Import-Dienst und Online-Archiv |
| Zugriff von außen | Über VPN oder veröffentlichte Dienste | Direkt über das Internet |
| Kostenmodell | Lizenz plus eigene Hardware und Betrieb | Laufende Nutzungsgebühr je Postfach |
| Passt gut, wenn | Daten im Haus bleiben sollen und IT-Personal da ist | Serverpflege abgegeben und ortsunabhängig gearbeitet werden soll |
03 Entscheidung
So finden Sie Ihren Weg.
Datenlage klären
Prüfen Sie, welche Projekt-, Bewerber- und Behördendaten über Mail laufen und ob es Vorgaben gibt, diese im Haus oder in Deutschland zu halten. Das grenzt die Cloud-Option ein oder öffnet sie.
Betrieb ehrlich einschätzen
Fragen Sie, wer im Büro oder beim Dienstleister den Server patcht, sichert und im Störfall eingreift. Fehlt diese Kapazität, spricht das für Exchange Online oder ein gehostetes System.
Vorhandene Infrastruktur einbeziehen
Zählen Sie zusammen, was ohnehin lokal läuft: Terminalserver, Lizenzserver, Fileserver. Ein weiteres lokales System fügt sich hier leichter ein als ein Cloud-Bruch.
PST-Altlast bewerten
Erfassen Sie Anzahl und Volumen der PST-Archive. Große Bestände beeinflussen die Migrationsdauer und den Weg, egal ob lokal oder in die Cloud.
Testlauf und Vertrag
Migrieren Sie zuerst wenige Postfächer als Pilot. Bei der Cloud schließen Sie vorab den Auftragsverarbeitungsvertrag ab und legen die Datenregion fest.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Bleiben meine E-Mails bei Exchange Online in Deutschland?
Microsoft bietet für Kunden mit Sitz in der EU eine Verarbeitung in europäischen Rechenzentren an. Die genaue Datenregion und die Bedingungen sollten Sie im Vertrag und in der Microsoft-Dokumentation festlegen und dokumentieren, bevor Sie migrieren.
Brauche ich nach dem Wechsel in die Cloud noch einen lokalen Server?
Für Mail nicht mehr. Wenn Sie aber Terminalserver, Lizenzserver oder eine lokale Projektablage betreiben, bleiben diese bestehen. Prüfen Sie, ob eine reine Cloud-Lösung zu Ihrer übrigen Infrastruktur passt oder ein Mischbetrieb sinnvoller ist.
Wie lange dauert die Migration der Postfächer?
Das hängt von der Zahl der Postfächer, dem Datenvolumen und der Internetanbindung ab. Kleine Büros schaffen den Umzug oft an einem Wochenende, große PST-Archive verlängern den Zeitraum deutlich. Ein Pilot mit wenigen Postfächern gibt Ihnen einen belastbaren Richtwert.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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