Büro · E-Rechnung und Buchhaltung
E-Rechnung und Buchhaltungfür Planungsbüros im Vergleich.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können (§ 14 UStG, geändert durch das Wachstumschancengesetz). Eine PDF per E-Mail zählt nicht als E-Rechnung. Als E-Rechnung gelten strukturierte Formate nach der Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Für Architektur- und Ingenieurbüros mit öffentlichen Auftraggebern ist zusätzlich zu klären, ob die Software XRechnung nicht nur empfangen, sondern auch erzeugen kann und ob sie lokal oder in der Cloud läuft.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Worauf es ankommt
E-Rechnung ist Pflicht, die Software ist die Wahl.
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Für den Versand gibt es Staffelungen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze (Wachstumschancengesetz, § 14 UStG). Für Ihr Büro heißt das: Empfangen und verarbeiten müssen Sie heute schon, das Erzeugen wird zur Pflicht.
Ein zweiter Punkt betrifft speziell Büros, die für öffentliche Auftraggeber planen. Wer an Bundesbehörden Rechnungen stellt, muss diese seit dem 27. November 2020 elektronisch übermitteln, in der Regel als XRechnung (E-Rechnungsverordnung des Bundes, ERechV). Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Software XRechnung als eigenständiges Format erzeugt oder nur ZUGFeRD.
Der dritte Punkt ist die Umgebung. Viele Büros arbeiten mit lokal installierter Software auf eigenem Server. DATEV-Programme laufen sowohl lokal als auch über die Cloud, meist eng an den Steuerberater angebunden. Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler sind reine Cloud-Lösungen mit Serverstandort Deutschland. Wer aus einer gewachsenen lokalen Umgebung kommt, sollte klären, wie Belege, Stammdaten und der DATEV-Export zusammenspielen.
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02 Vergleichstabelle
Vier verbreitete Lösungen im direkten Vergleich.
| Produkt | Hersteller | Zielgruppe | Hosting | E-Rechnung (Formate) | DATEV-Anbindung | Stärke im Einsatzfall |
|---|---|---|---|---|---|---|
| DATEV (z. B. Unternehmen online, Rechnungswesen) | DATEV eG, Nürnberg | Büros mit enger Steuerberater-Zusammenarbeit, auch größere | Cloud und lokal (auf eigenem Server oder im DATEV-Rechenzentrum) | Empfang und Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD, Ausgang je nach Modul | nativ, da Herstellerstandard vieler Kanzleien | Durchgängiger Kanzlei-Workflow, wenn der Steuerberater mit DATEV arbeitet |
| Lexware Office (früher lexoffice) | Haufe-Lexware GmbH & Co. KG | Kleinstbüros, Solo-Planer, einfache laufende Buchhaltung | Cloud, Serverstandort Deutschland | Erstellung und Empfang von XRechnung (XML) und ZUGFeRD, XRechnung-Erstellung ab Tarif M | DATEV-Export für den Steuerberater | Geringer Aufwand bei Angebot, Rechnung und Belegablage |
| sevDesk | sevdesk GmbH, Offenburg | Kleine bis mittlere Büros | Cloud, Serverstandort Deutschland | Erstellung und Empfang von XRechnung (XML) und ZUGFeRD 2.x | DATEV-Export und Schnittstelle zum Steuerberater | E-Rechnung in beiden Formaten, auch für öffentliche Auftraggeber |
| BuchhaltungsButler | BuchhaltungsButler GmbH, Berlin | Büros mit Fokus auf automatisierte Belegverarbeitung | Cloud, Serverstandort Deutschland | Erstellung und Empfang von XRechnung (XML) und ZUGFeRD | DATEV-Schnittstelle | Automatische Belegerkennung und Bankabgleich bei hohem Belegvolumen |
03 Auswahl
Welche Lösung passt zu welchem Büro.
- Steuerberater arbeitet mit DATEV: Prüfen Sie zuerst, was Ihre Kanzlei erwartet. Wenn dort DATEV läuft, spart eine DATEV-Anbindung oder ein sauberer DATEV-Export doppelte Erfassung. Alle vier Lösungen bedienen diesen Weg, die Tiefe der Integration unterscheidet sich.
- Öffentliche Auftraggeber: Wenn Sie an Bund, Länder oder Kommunen Rechnungen stellen, brauchen Sie XRechnung als eigenständiges Format. Achten Sie darauf, dass die Software XRechnung nicht nur empfängt, sondern auch erzeugt und validiert.
- Kleines Büro mit wenig Belegen: Für Solo-Planer und Kleinstbüros zählt einfache Bedienung. Cloud-Lösungen mit Angebot, Rechnung und Belegablage in einem Werkzeug halten den Aufwand niedrig.
- Hohes Belegvolumen: Wer viele Eingangsbelege und Bankbewegungen hat, profitiert von automatischer Belegerkennung und Bankabgleich. Das reduziert die Handarbeit vor der Übergabe an den Steuerberater.
- Lokale Umgebung vorhanden: Kommen Sie von einer lokal installierten Buchhaltung, klären Sie die Datenübernahme (Stammdaten, offene Posten) und ob Sie den Serverbetrieb behalten oder in die Cloud wechseln wollen.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Erforderlich ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebettetem XML und erfüllt die Anforderung, das sichtbare PDF allein reicht nicht.
Muss mein Planungsbüro schon jetzt E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen und verarbeiten müssen Sie seit dem 1. Januar 2025. Die Ausstellungspflicht ist gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt die XRechnung-Pflicht bereits seit November 2020.
Cloud oder lokal, was ist für die Buchhaltung sinnvoll?
Das hängt von Ihrer Umgebung ab. DATEV lässt sich lokal auf eigenem Server oder über das DATEV-Rechenzentrum betreiben, was zu gewachsenen Büroumgebungen passt. Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler sind Cloud-Lösungen mit Serverstandort Deutschland. Entscheidend sind Serverstandort, DATEV-Export und wie leicht sich Altdaten übernehmen lassen.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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