Lokal & Server · Exchange und Outlook lokal
Exchange und Outlook lokal.Systeme im Vergleich.
Der lokale Exchange Server 2016 und 2019 hat am 14. Oktober 2025 sein Supportende erreicht. Danach gibt es keine Sicherheitsupdates mehr. Für Planungsbüros mit eigenem Server bleiben drei Wege: Wechsel auf die Exchange Server Subscription Edition und damit weiter lokal, Umzug in die Cloud mit Exchange Online oder Umstieg auf eine Alternative wie grommunio, mailcow oder Zimbra. Welcher Weg passt, hängt von Datenschutz, vorhandener Infrastruktur und PST-Altlasten ab.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Anlass
Warum das Thema jetzt drängt.
Exchange Server 2016 und 2019 erhalten seit dem 14. Oktober 2025 keine Sicherheitsupdates mehr. Der Server läuft technisch weiter, aber jede neu gefundene Lücke bleibt offen. Für Büros, die stark für öffentliche Auftraggeber arbeiten, ist das ein Problem: In Vergabeverfahren wird zunehmend nach dem Stand der IT-Sicherheit gefragt, und ein Mailserver ohne Patches ist schwer zu rechtfertigen.
Ein zweiter Punkt sind PST-Archive. In vielen Büros liegen alte Projektmails in PST-Dateien auf dem Fileserver oder lokal auf einzelnen Rechnern. Diese Dateien werden oft nicht sauber gesichert, hängen an einer Person und lassen sich schlecht durchsuchen. Ein Systemwechsel ist der richtige Zeitpunkt, diese Altlast in zentrale Postfächer oder ein Online-Archiv zu überführen.
Die folgende Übersicht ordnet die verbreiteten Systeme nach Hersteller, Funktionen, Schnittstellen und Hosting. Sie ist herstellerneutral und nennt nur belegbare Merkmale.
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02 Vergleich
Exchange und Alternativen in der Tabelle.
| Produkt | Hersteller | Zielgruppe | Kernfunktionen | Schnittstellen / Formate | Hosting | Stärke je Einsatzfall |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Exchange Server Subscription Edition | Microsoft | Büros mit eigenem Server im Microsoft-Umfeld | Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, öffentliche Ordner | MAPI/HTTP, EWS, ActiveSync, IMAP/SMTP, PST-Import/Export, Outlook nativ | Lokal (Windows Server) | Volle Kontrolle im Haus, vertraute Outlook-Umgebung |
| Exchange Online (in Microsoft 365) | Microsoft | Büros, die Serverpflege abgeben wollen | Mail, Kalender, Kontakte, Anbindung an Teams und SharePoint | Microsoft Graph, ActiveSync, IMAP/SMTP, PST-Import-Dienst, Outlook nativ | Cloud (Microsoft-Rechenzentren) | Keine eigene Serverpflege, Zugriff von überall |
| grommunio | grommunio GmbH | Büros, die lokal und datenschutznah bleiben wollen | Mail, Kalender, Kontakte, Chat, Videokonferenz, Dateien | MAPI/HTTP, EWS, ActiveSync, CalDAV/CardDAV, IMAP/SMTP, PST-Import | Lokal (Linux) oder gehostet | Exchange-Ersatz mit nativer Outlook-Anbindung ohne Connector |
| mailcow: dockerized | The Infrastructure Company GmbH | Technisch versierte kleine Büros | Mail, Kalender und Kontakte (über SOGo) | IMAP/SMTP, ActiveSync, CalDAV/CardDAV, kein natives MAPI | Lokal (Docker/Linux) | Schlanker Mailserver mit offenen Standards |
| Zimbra Collaboration | Zimbra | Büros mit Groupware-Bedarf ohne Microsoft | Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Dateien | IMAP/SMTP, ActiveSync, CalDAV/CardDAV, Outlook über Connector | Lokal oder Cloud | Etablierte Groupware mit eigener Web-Oberfläche |
03 Auswahl
Worauf Sie achten sollten.
- Datenschutz und Serverstandort: Wenn Sie personenbezogene Daten aus Projekten und Bewerbermails im Haus halten müssen, sprechen lokale Systeme oder gehostete Varianten in deutschen Rechenzentren dafür. Für die Cloud brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
- Outlook-Anbindung: Prüfen Sie, ob Ihr gewohnter Outlook-Client nativ spricht. Exchange SE, Exchange Online und grommunio binden Outlook direkt über MAPI oder Graph an. Bei mailcow und Zimbra laufen Outlook-Zugriffe über offene Protokolle oder einen Connector, was Funktionen einschränken kann.
- PST-Übernahme: Klären Sie vor dem Wechsel, wie viele PST-Dateien mit welchem Volumen bestehen. Exchange Online bietet einen Import-Dienst, lokale Systeme und grommunio importieren PST direkt. Große Archive brauchen Zeit und Bandbreite.
- Vorhandene Infrastruktur: Wer Terminalserver, Fileserver und Lizenzserver ohnehin im Haus betreibt, hat mit einem lokalen Mailsystem weniger Bruch. Wer die IT verschlanken will, gibt mit der Cloud die Serverpflege ab.
- Betrieb und Personal: Ein lokaler Server braucht jemanden, der patcht, sichert und im Störfall eingreift. Fehlt diese Person, ist das ein Argument für ein gehostetes oder Cloud-System.
- Kalender und mobile Geräte: Alle genannten Systeme unterstützen ActiveSync für Smartphones. Achten Sie auf gemeinsame Kalender und Raum- oder Ressourcenbuchung, wenn Ihr Büro damit arbeitet.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Läuft mein Exchange Server nach dem 14. Oktober 2025 weiter?
Ja, technisch läuft er weiter. Er erhält aber keine Sicherheitsupdates und keinen Support mehr. Für Büros, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten, ist der Weiterbetrieb ohne Patches ein Sicherheitsrisiko, das Sie zeitnah lösen sollten.
Kann ich meine PST-Archive in die neue Umgebung übernehmen?
Ja. Exchange Online stellt einen Import-Dienst bereit, Exchange SE und grommunio bieten einen PST-Import. Prüfen Sie vorher Anzahl und Volumen der Dateien und planen Sie ausreichend Zeit ein, da große Archive lange laufen.
Muss ich Outlook aufgeben, wenn ich das System wechsle?
Nicht zwingend. Bei Exchange SE, Exchange Online und grommunio bleibt Outlook der gewohnte Client mit nativer Anbindung. Bei mailcow und Zimbra nutzen Sie Outlook über offene Protokolle oder einen Connector, teils mit Funktionsunterschieden.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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