Arbeitsabläufe · Akquise-Routine
Akquise-Routine pro Woche.Damit keine passende Ausschreibung liegen bleibt.
Eine Akquise-Routine ist ein fester Wochenplan mit klaren Zeitfenstern für Recherche, Vorprüfung, Angebotsarbeit und Nachfassen. Sie verhindert, dass die Akquise im Tagesgeschäft untergeht. Sinnvoll sind wenige feste Termine pro Woche mit klaren Rollen und einer einfachen Bieterentscheidung je Ausschreibung. Wichtiger als der Umfang ist, dass die Routine jede Woche stattfindet.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Warum
Warum eine feste Routine mehr bringt als spontane Suche.
Viele Büros suchen Ausschreibungen dann, wenn gerade Luft ist. Das führt zu Lücken und zu Hektik kurz vor Fristen. Eine feste Routine dreht das um. Sie legen wenige Termine pro Woche fest und halten sie ein wie einen Kundentermin. So sehen Sie passende Verfahren früh genug, um sauber zu entscheiden und zu bieten.
Der Aufwand lohnt sich, weil der Markt groß ist. Eine eigene Auswertung offener Vergabedaten für Juli und August 2026 im Bereich CPV 71 Planungsleistungen zählt 12.192 Lose. Die meisten entfielen auf Nordrhein-Westfalen mit 2.455, gefolgt von Bayern mit 1.847 und Baden-Württemberg mit 1.538. Die Zahl der Angebote je Zuschlag lag dabei meist bei zwei bis vier. Das heißt: In vielen Verfahren ist der Wettbewerb überschaubar, wenn Sie überhaupt mitbieten.
Zugleich fehlt vielen Büros genau dafür die Zeit. In einer anonymen Zählung von 13 Gesprächen mit Planungsbüros zwischen Juli und September 2026 nannten 9 von 13 das Suchen als Zeitverlust, und 5 von 13 nannten Ausschreibungen und Angebote als Zeitfresser. Eine Routine setzt hier an: nicht mehr Zeit, sondern geordnete Zeit.
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02 Wochenplan
Ein Wochenplan mit festen Zeitfenstern.
| Termin | Aufgabe | Rolle | Dauer (Richtwert) |
|---|---|---|---|
| Montag früh | Neue Ausschreibungen sichten, Trefferliste auf passende CPV-Codes filtern | Projektleitung | 45 Minuten |
| Montag früh | Bieterentscheidung je Treffer: bieten, beobachten, verwerfen | Büroinhaber | 30 Minuten |
| Dienstag | Vorprüfung der ausgewählten Verfahren: Eignung, Fristen, Aufwand | Projektleitung | 1 bis 2 Stunden |
| Mittwoch | An laufenden Angeboten und Teilnahmeanträgen arbeiten | Projektteam | je nach Verfahren |
| Donnerstag | Bieterfragen stellen, Unterlagen nachfordern, offene Punkte klären | Projektleitung | 1 Stunde |
| Freitag | Nachfassen bei Bestandskunden und offenen Angeboten, Pipeline pflegen | Büroinhaber | 1 Stunde |
03 Umsetzung
So halten Sie die Routine durch.
- Eine Person ist verantwortlich, dass die Termine stattfinden. Ohne feste Rolle verläuft die Routine im Sand.
- Definieren Sie einmal Ihre Suchprofile mit passenden CPV-Codes, damit die Sichtung jede Woche schnell geht.
- Nutzen Sie eine klare Bieterentscheidung mit wenigen Kriterien: Passt die Leistung, erfüllen wir die Eignung, schaffen wir die Frist, lohnt der Aufwand.
- Halten Sie den Stand jedes Verfahrens an einem Ort fest, etwa in einer einfachen Liste mit Frist, Status und nächstem Schritt.
- Typische Fehler: unregelmäßige Termine, zu späte Sichtung, keine klare Zuständigkeit, Angebote ohne vorherige Bieterentscheidung.
- Checkliste Woche: Trefferliste gesichtet, Bieterentscheidungen getroffen, Fristen eingetragen, Angebote fortgeführt, offene Fragen gestellt, nachgefasst.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Wie viel Zeit sollte ich pro Woche für Akquise einplanen?
Das hängt von der Bürogröße ab. Wichtiger als der Umfang ist die Regelmäßigkeit. Beginnen Sie mit wenigen festen Terminen für Sichtung, Vorprüfung und Nachfassen. Die genannten Dauern sind Richtwerte und passen Sie an Ihre Auslastung an.
Wer im Büro sollte die Akquise-Routine übernehmen?
Bewährt hat sich eine Aufteilung: Die Projektleitung sichtet und prüft, der Büroinhaber trifft die Bieterentscheidung und fasst nach. Entscheidend ist, dass eine Person für die Einhaltung der Termine verantwortlich ist.
Wie entscheide ich, ob sich ein Angebot lohnt?
Nutzen Sie eine kurze Bieterentscheidung mit festen Kriterien: passende Leistung, erfüllbare Eignungskriterien, machbare Frist und vertretbarer Aufwand im Verhältnis zum Auftragswert. So verwerfen Sie unpassende Verfahren früh und konzentrieren Ihre Zeit.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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